Jak rozporządzać czasem, żeby zrobić wszystko, co mamy do zrobienia, i jeszcze mieć chwilę dla siebie? Nie jest to łatwe, ale można spróbować. Pisze o tym redakcyjny psycholog „Naszego Kolportera” Małgorzata Wirecka-Zemsta.

Na podstawie mojego doświadczenia oraz rozmów ze studentami i uczestnikami szkoleń, mogę powiedzieć, że najczęściej spotyka się jedno z dwóch podejść do organizacji czasu i pracy, bardziej popularne: „wszystko na żywioł” oraz mniej powszechne: „zaplanuj swoje życie”.

Osoby wyznające pierwsze z prezentowanych podejść wierzą, że świat jest nieprzewidywalny, zmienny i różnorodny. Zatem najlepsze, co można zrobić to elastycznie reagować na pojawiające się problemy. I jeśli trzeba, dostosowywać się do zmian.

– „Przewidywać czas na stanie w korku podczas codziennego dojazdu do pracy? Nonsens. Wczoraj stałem 20 minut, a dwa dni temu 40. Najlepiej po prostu uwzględnić możliwość spóźnienia się i nie przejmować się.”

– „Ćwiczyć prezentację dla klienta przed rodziną? To dobre dla rozpoczynających pracę, a taki stary wyga jak ja upływ czasu ma w głowie i idealnie potrafi zmieścić się w zaplanowanych na wystąpienie ramach. Zawsze pamiętam o wszystkich tematach.”

Natomiast ci – być może będący w mniejszości – którzy planują, zawsze starają się być przygotowanymi na wszelkie możliwe problemy:

– „Korki – wiem, że teraz jest ich więcej. Przygotowania do Euro powodują, że wiele dróg jest rozkopanych. Dlatego zawsze zostawiam sobie półgodzinny margines. Jeśli przyjeżdżam wcześniej mam czas na kawę i przejrzenie papierów”.

– „Kiedy mam przed sobą ważną prezentację, staram się ją przećwiczyć tak jak przed klientem. Sprawdzam czas, patrzę gdzie mogę się zaciąć itd. Lubię mieć pewność, że nie spotkają mnie żadne niespodzianki i że powiem wszystko co ważne”.

Jedna i druga strona łatwo poda argumenty przeciwko podejściu strony przeciwnej.

– „Elastyczność – to raczej chaos i bylejakość. Łatwo o błędy i pominięcie niektórych spraw”.

-„Takie wypracowanie i ćwiczenie zabija twórczość i inwencję, a kiedy pojawia się problem, powoduje, że ludzie nie potrafią radzić sobie ze zmianami”.

Cztery kroki zarządzania

Trudno określić, która ze stron ma bardziej rację, bo że żadna nie ma jej całkowicie, to oczywiste. Jednak, na pewno umiejętność zarządzania czasem, planowanie i przewidywanie, daje większe prawdopodobieństwo odniesienia sukcesu.

Do najistotniejszych elementów zarządzania czasem należą:

1.      Ustalenie priorytetów

Zanim przystąpimy do działania, koniecznie powinniśmy ustalić, co jest dla nas najważniejsze, co mniej istotne, a z czego będziemy mogli w razie konieczności zrezygnować. Wyznaczone priorytety pozwalają nam przystąpić do planowania harmonogramu działań.

2.      Planowanie (najlepiej pisemne)

Dobrze jest zapisać w notesie plany działań tak, aby móc umiejscowić je w czasie i miejscu. Dzięki temu możemy określić, ile czasu jest nam potrzebne na wykonanie określonych fragmentów pracy. Kalendarz pozwala także przewidzieć wszelkie przerwy (święta, dni wolne, itd.), i nie planować w tym czasie niektórych prac. Ważne zadania powinny być przewidywane, jako pierwsze, im mniej ważne tym później mogą zostać zaplanowane – w razie poślizgu czasowego, czy nieprzewidzianych wypadków będzie można z nich zrezygnować. Zadania długofalowe dobrze jest podzielić na mniejsze odcinki, łatwiej wtedy kontrolować ich wykonanie i nie zapomnieć o szczegółach (zamiast planu „w tym roku kupię dom” lepiej wyznaczyć „lipiec – na załatwienie formalności, wrzesień – poszukiwanie lokalu” itd).

3.      Motywowanie się do samodyscypliny

Zapisywanie poszczególnych etapów i działań ma także funkcję mobilizującą, jeśli coś zostało przewidziane w określonym czasie, tym większe jest prawdopodobieństwo, że właśnie wtedy zostanie wykonane. Odłożenie zadania na następny dzień, powoduje, że trudniej ponownie z niego zrezygnować. Dobrym przykładem jest zapisywanie w notesie prac do wykonania na dany dzień. Jeśli nawet, z powodów niezależnych, nie wykonamy zaplanowanych zadań przepisywanie ich na kolejny dzień powoduje, że ich ranga rośnie. Kilkakrotne przepisanie niewykonanego zadania powoduje że staje się priorytetowe albo świadczy tym, że jest ono nieważne.

4.      Uwzględniaj swoje „słabe i mocne strony”

Wiele osób znając swoje słabości powinno podczas planowania uwzględnić wynikające z nich możliwe problemy. I tak, jeśli mamy skłonność do spóźniania się, może warto zapisać w notesie czas spotkania o kwadrans wcześniejszy. Co ciekawe, mimo że osoby stosujące opisaną metodę są świadome tej „wewnętrznej umowy” – sposób skutkuje. Podobnie można przeciwdziałać innym naszym słabościom lub wykorzystywać atuty. Osoby, jak opisany „doświadczony pracownik”, mające duże doświadczenie mogą zrezygnować z ćwiczenia wystąpień, jednak więcej czasu powinny poświęcić np. na sprawdzenie wszystkich zmian, jakie mogły zajść od ostatniego wystąpienia.

Kilka zaprezentowanych powyżej metod powinno pomóc w „codziennych zmaganiach z czasem”. Przynajmniej na początek. Tak, aby uniknąć przykrych stron nieadekwatnej, subiektywnej oceny upływającego czasu. A dalej? Zapraszam do zaprzyjaźnienia się z czasem.

Małgorzata Wirecka-Zemsta

Pełny tekst artykułu w miesięczniku „Nasz Kolporter” nr 7-8/2011 

Dodaj artykuł do: